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Rechtliches

Datenschutzerklärung

Stand: 26. Oktober 2026

Verantwortliche

Allgemeines zur Datenverarbeitung

Der Schutz deiner persönlichen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, DSG, TKG 2021). Diese Erklärung beschreibt, was auf der Website vanillanails.at, in unserer App „Vanilla Nails“ und bei einem Anruf im Studio tatsächlich passiert.

Besuch der Website

Beim Aufruf einer Seite fallen automatisch technische Verbindungsdaten an (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse), wie sie jeder Webserver zur sicheren Bereitstellung benötigt. Außerdem zählen wir anonym Seitenaufrufe und einige wenige Klicks (z. B. „Termin buchen") — ohne Namen, ohne IP-Adresse und ohne Kennung, sodass wir dich als Besucherin nicht wiedererkennen können. Zweck: Betrieb, Sicherheit und Weiterentwicklung der Website. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse); für die anonyme Besuchszählung ist keine Einwilligung nötig, weil dabei keine personenbezogenen Daten entstehen.

Terminbuchung

Wenn du über die Website einen Termin anfragst oder buchst, verarbeiten wir die dafür nötigen Angaben — insbesondere Name, Telefonnummer und Wunschzeit — zur Erfüllung des Behandlungsvertrags. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen).

Buchst du über die Website, halten wir am Termin Kampagnenangaben aus der Adresse fest (z. B. „utm_source"), die Website, von der du auf die Buchungsseite kamst, und die Seite, über die du eingestiegen bist. Dafür lesen wir nur die Adresse der Seite; in deinem Browser wird ohne deine Einwilligung nichts gespeichert, und die Klick-Kennung einer Anzeige bleibt ohne Einwilligung außen vor. Die Angaben dienen allein unserer eigenen Auswertung, welche Werbung zu Terminen führt, und gehen an niemanden weiter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer wirtschaftlichen Werbung). Die Angaben bleiben am Termin, solange wir den Termin selbst aufbewahren. Du kannst dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO) — eine Nachricht an hello@vanillanails.at genügt.

Rufst du stattdessen im Studio an, gilt zusätzlich, was auf der eigenen Seite dazu beschrieben ist. Anruf bei uns

Zustimmung der Erziehungsberechtigten

Setzt eine gebuchte Leistung bei Minderjährigen die Zustimmung der Erziehungsberechtigten voraus, erfassen wir dafür zusätzlich Name und Telefonnummer der erziehungsberechtigten Person — allein zum Nachweis dieser Zustimmung. An diese Telefonnummer schicken wir per SMS einen Bestätigungslink, über den die Zustimmung erteilt wird; dafür setzen wir unseren SMS-Anbieter Twilio ein. Diese Angaben speichern wir ausschließlich am jeweiligen Termin, nicht in deinem Kundinnen-Konto. Lässt du dein Kundinnen-Konto löschen, löschen wir sie mit; andernfalls bleiben sie so lange gespeichert, wie wir den Termin selbst aus steuerlichen Gründen aufbewahren. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse am Nachweis).

Nachweis der Sterilisation

Unser Werkzeug kommt in versiegelten Beuteln mit QR-Code aus dem Sterilisator. Öffnen wir einen Beutel für deinen Termin, vermerken wir das am Termin. Wer den QR-Code dieses Beutels scannt, sieht auf unserer Prüfseite steril.vanillanails.at, wann sterilisiert und wann der Beutel geöffnet wurde und für wen — mit deinem Vornamen und dem Anfangsbuchstaben deines Nachnamens. Nutzt du unsere App, bekommst du beim Öffnen eine Mitteilung mit dem Link zu diesem Nachweis. Zweck: Du sollst nachprüfen können, dass für dich frisch sterilisiertes Werkzeug verwendet wurde. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem überprüfbaren Hygienenachweis). Du kannst dem widersprechen (Art. 21 DSGVO); eine Nachricht an hello@vanillanails.at genügt.

Kontaktformular

Schreibst du uns über das Formular auf der Kontaktseite, verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und den Text deiner Nachricht, um dein Anliegen zu beantworten. Die Nachricht geht an unser Postfach hello@vanillanails.at und von dort in den Posteingang unserer eigenen App, in dem unser Team sie liest und beantwortet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Termin oder eine Behandlung geht (vorvertragliche Maßnahme), sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung deiner Anfrage). Liest eine Mitarbeiterin die Sprache einer Nachricht nicht, lassen wir den Text in unserem Posteingang automatisch übersetzen (Google Cloud Translation, Verarbeitung in der EU); das gilt ebenso für SMS- und WhatsApp-Nachrichten und Bewerbungen.

Damit das Formular nicht von Maschinen missbraucht wird, zählen wir mit, wie viele Nachrichten von einer IP-Adresse kommen. Dieser Zähler dient allein dem Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und nicht dazu, dich wiederzuerkennen; er wird spätestens nach drei Tagen automatisch gelöscht. Für die Aufbewahrung deiner Nachricht gilt, was unten unter „Speicherdauer" steht.

WhatsApp-Knopf

Unten rechts, im Menü und im Fuß jeder Seite findest du einen WhatsApp-Knopf. Er ist ein einfacher Link (wa.me): Solange du ihn nicht antippst, wird nichts an WhatsApp übertragen. Tippst du ihn an, öffnet sich WhatsApp mit einem vorbereiteten Gruß; dabei gehen technische Daten wie deine IP-Adresse an WhatsApp Ireland Limited (Meta). Für die Nutzung von WhatsApp selbst gelten die Datenschutzhinweise von WhatsApp.

Schreibst du uns, kommt deine Nachricht über unseren Anbieter Twilio in den Posteingang unserer eigenen App, in dem unser Team sie liest und beantwortet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Termin oder eine Behandlung geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung deiner Anfrage). Jede Sprachnachricht, die du uns über WhatsApp oder SMS schickst, übermitteln wir zur Abschrift an Google (Vertex AI, Verarbeitung in der EU), damit unser Team sie lesen und bei Bedarf übersetzen kann. Für die Aufbewahrung gilt, was unten unter „Speicherdauer" steht.

Bewerbung

Bewirbst du dich über das Formular auf der Jobs-Seite, verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, deine Telefonnummer, falls du sie angibst, und deinen Text — ausschließlich, um deine Bewerbung zu bearbeiten. Schickst du uns später Unterlagen per E-Mail nach, gilt dafür dasselbe. Rechtsgrundlage: § 4 Abs. 1 DSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme).

Deine Bewerbung geht als E-Mail an unser Postfach hello@vanillanails.at und von dort in den Posteingang unserer eigenen App. Wir legen sie nicht gesondert ab. Kommt es zu keiner Anstellung, löschen wir die Bewerbung spätestens sieben Monate nach der Absage — diese Frist ergibt sich aus möglichen Ansprüchen nach dem Gleichbehandlungsgesetz. Möchtest du, dass wir deine Unterlagen für spätere Stellen behalten, sag uns das einfach; möchtest du sie früher gelöscht haben, genügt eine Nachricht an hello@vanillanails.at.

Anfrage zur Partnerschaft

Fragst du über das Formular auf der Seite „Partnerschaft“ nach einem Platz bei uns, verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, deine Telefonnummer, falls du sie angibst, deine Angaben zu Platz, Gewerbe und eigenen Kundinnen und deinen Text — ausschließlich, um deine Anfrage zu beantworten und eine Zusammenarbeit anzubahnen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme). Die Anfrage geht denselben Weg wie eine Bewerbung: als E-Mail an hello@vanillanails.at und von dort in den Posteingang unserer App. Kommt keine Zusammenarbeit zustande, löschen wir sie spätestens sieben Monate nach unserer Antwort; früher genügt eine Nachricht an hello@vanillanails.at.

Kursanfrage

Fragst du über das Formular auf der Kurs-Seite einen Kurs an, verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, deine Telefonnummer, falls du sie angibst, deine Angaben zu Vorkenntnissen und Kurssprache und deinen Text — ausschließlich, um deine Anfrage zu beantworten und den Kurs zu vereinbaren. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme). Die Anfrage geht als E-Mail an hello@vanillanails.at und von dort in den Posteingang unserer App. Kommt kein Kurs zustande, löschen wir sie spätestens sieben Monate nach unserer Antwort; früher genügt eine Nachricht an hello@vanillanails.at.

Bewertungen und Anfahrtskarte (Google)

Sterne-Bewertungen und Öffnungszeiten zeigen wir aus unserem öffentlichen Google-Unternehmensprofil an; dabei werden keine Daten von dir als Besucherin an Google übermittelt. Die Karte auf der Kontaktseite lädt erst, wenn du aktiv darauf klickst — erst dann werden Daten (u. a. deine IP-Adresse) an Google übertragen. Rechtsgrundlage für die Karte: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (deine Einwilligung durch den Klick).

Reichweitenmessung (Google Analytics 4, Microsoft Clarity)

Beim ersten Besuch fragen wir dich, ob wir auswerten dürfen, wie die Website genutzt wird. Erst nach deinem ausdrücklichen Ja laden wir Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) und Microsoft Clarity (Microsoft Ireland Operations Limited); vorher wird nichts davon geladen und kein Cookie dieser Dienste gesetzt. Verarbeitet werden dabei gekürzte IP-Adresse, Gerät und Browser, aufgerufene Seiten und Verweildauer sowie — bei Clarity — Mausbewegungen, Klicks und Scrollen als pseudonymisierte Aufzeichnung der Seitenbedienung. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); dabei kann eine Übermittlung in die USA stattfinden, abgesichert über die Standardvertragsklauseln und den EU-US Data Privacy Framework. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Cookie-Einstellungen" im Fuß jeder Seite zurücknehmen.

Werbemessung (Google Ads)

Wir werben mit Anzeigen bei Google. Um zu erfahren, ob eine Anzeige zu einem Termin geführt hat, fragen wir dich um deine Einwilligung — im Hinweis beim ersten Besuch („Werbemessung") oder, wenn du über eine Anzeige gekommen bist und dort noch nichts ausgewählt hast, beim Buchen mit einem eigenen, freiwilligen Häkchen. Gebucht werden kann mit und ohne Einwilligung.

Mit deiner Einwilligung merken wir uns in deinem Browser, über welche Anzeige oder Kampagne du gekommen bist (Klick-Kennung der Anzeige, Kampagnenangaben, erste Seite, verweisende Website): die Klick-Kennung höchstens 90 Tage, die übrigen Angaben höchstens 30 Tage. Buchst du einen Termin, halten wir diese Angaben am Termin fest und können Google Ireland Limited mitteilen, dass eine Buchung stattgefunden hat — mit dem Wert des Termins und deiner Telefonnummer in gehashter Form (SHA-256). Anonym ist das nicht: Google gleicht diesen Hash-Wert mit eigenen Daten ab, um festzustellen, ob die Buchung auf eine Anzeige zurückgeht; die Telefonnummer im Klartext erhält Google von uns nicht. Wird der Termin wahrgenommen, storniert oder nicht wahrgenommen, können wir das ebenso nachmelden. Für die Werbemessung selbst laden wir in deinem Browser kein Skript von Google. Hast du zusätzlich der Reichweitenmessung zugestimmt, lädt Google Analytics und kann dabei eigene Werbe-Cookies setzen.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die gehashte Telefonnummer und den Wert des Termins verarbeitet Google als unser Auftragsverarbeiter (Google Ads Data Processing Terms); für die Auswertung der Klick-Kennung in Google Ads ist Google zusätzlich selbst verantwortlich; eine Übermittlung in die USA ist möglich, abgesichert über die Standardvertragsklauseln und den EU-US Data Privacy Framework. Die Klick-Kennung löschen wir am Termin spätestens 100 Tage nach der Buchung. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Cookie-Einstellungen" im Fuß jeder Seite zurücknehmen; die gemerkten Angaben in deinem Browser werden dabei gelöscht. Hast du beim Buchen über das Häkchen zugestimmt, genügt für den Widerruf eine Nachricht an hello@vanillanails.at.

App

Mit unserer App „Vanilla Nails“ für iPhone und Android buchst und verschiebst du Termine, schreibst uns, sammelst Stempel und findest deine Belege. Was dabei mit deinen Daten passiert, steht in diesem Abschnitt. Die App lädst du über den App Store von Apple oder über Google Play; dafür gelten deren eigene Datenschutzbestimmungen. Für unsere Mitarbeiterinnen, die die App im Studio verwenden, gilt zusätzlich die Nutzungsvereinbarung für das Personal.

Anmeldung mit deiner Telefonnummer

Du meldest dich mit deiner Telefonnummer an. Den Bestätigungscode schickt Google (Firebase Authentication, Google Ireland Limited) per SMS an diese Nummer und prüft dabei, ob die Anfrage von einem echten Gerät kommt. Die Nummer ist danach der Schlüssel zu deinem Konto: Über sie erreichen wir dich mit Terminbestätigungen, Erinnerungen und Rückfragen, und über sie ordnen wir deinem Konto Termine zu, die du vorher über die Website oder am Telefon gebucht hast, ebenso deine Nachrichten per SMS oder WhatsApp. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung der App und Behandlungsvertrag).

Dein Konto

Beim Einrichten fragen wir nach deinem Vor- und Nachnamen, deiner E-Mail-Adresse, deinem Geburtstag, der Anrede und der Sprache, in der wir dich ansprechen sollen. Den Geburtstag brauchen wir, um bei Minderjährigen die nötige Zustimmung zu prüfen (siehe „Zustimmung der Erziehungsberechtigten“); an deinem Geburtstag gratulieren wir dir und schenken dir einen Stempel. Freiwillig sind die Angabe, wie du uns gefunden hast, und ein Profilfoto. Mit der Zeit kommen an deinem Konto dazu: Stempel und Belohnungen der Stempelkarte, Guthaben, Gutscheine, offene Beträge (etwa eine Stornogebühr) und deine gespeicherten Kaffeewünsche. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die freiwilligen Angaben deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du widerrufst, indem du sie im Profil entfernst oder uns schreibst.

Dein Konto sehen im Studio die Inhaberin und unsere Mitarbeiterinnen. Deine Telefonnummer zeigt die App dem Team nur gekürzt; ruft jemand sie ganz auf, wird das festgehalten. Ebenso halten wir fest, wann im Team jemand ein Kundinnenprofil öffnet, die Kundinnensuche benutzt oder eine Liste exportiert — mit der Kennung deines Kontos, ohne Inhalte. Dieses Protokoll dient allein dem Schutz deiner Daten vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und wird nach 90 Tagen gelöscht. Welche Einwilligungen du in der App erteilt oder zurückgenommen hast, speichern wir mit Zeitpunkt, damit wir sie nachweisen können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Produkte, die wir bei dir meiden

In der App kannst du angeben, auf welche Produkte wir bei dir verzichten sollen, etwa HEMA, Acryl, Latex oder Duftstoffe. Weil sich daraus eine Allergie ablesen lässt, behandeln wir diese Angaben als Gesundheitsdaten: Wir verarbeiten sie nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung, die du mit der Eingabe erteilst (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), und nur, um deine Behandlung sicher durchzuführen. Sie stehen an deinem Konto, unser Team sieht sie beim Termin, und beim Buchen sind sie vorausgewählt (etwa „HEMA-frei arbeiten“). Die Angabe ist freiwillig. Du kannst sie jederzeit im Profil ändern oder löschen und nimmst damit deine Einwilligung für die Zukunft zurück.

Termine

Buchst, verschiebst oder stornierst du in der App einen Termin, speichern wir Leistung, Mitarbeiterin, Zeit und Preis, deine Antworten im Buchungsweg (etwa Form, Länge und Farbe), deine Notiz, Fotos, die du anhängst (etwa von deinen Händen oder einem Wunschdesign), deinen Kaffeewunsch und jede Änderung am Termin. Rund um den Termin halten wir fest, ob er wahrgenommen wurde, was bezahlt wurde und, wenn wir mitmessen, wie lange die Behandlung gedauert hat; danach planen wir dir beim nächsten Mal passend Zeit ein. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Behandlungsvertrag).

Wie du durch die Buchung gehst

Öffnest du in der App die Buchung, zeichnen wir auf, wie du durch sie gehst: welche Schritte und Antworten du gewählt hast, welche Tage und Zeiten du angesehen hast, welcher Preis dabei angezeigt wurde, wo du zurückgegangen bist und ob du gebucht oder abgebrochen hast, jeweils mit Zeitpunkt. Dazu kommen Gerätemodell, Bildschirm- und Schriftgröße, Plattform und App-Version, damit wir den Ablauf so nachstellen können, wie du ihn gesehen hast. Neue Fassungen des Buchungswegs zeigen wir zunächst einem Teil der Kundinnen; an deinem Konto steht dann, welche Fassung du siehst. Die Aufzeichnung hängt an deinem Konto und ist nur für uns im Studio einsehbar. Sie dient dazu, Fehler und unverständliche Stellen im Buchungsweg zu finden und bei Rückfragen nachzusehen, wie ein Termin gebucht wurde. Wir löschen sie nach 24 Monaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem verständlichen und fehlerfreien Buchungsweg); du kannst jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Gerät und Mitteilungen

Damit wir wissen, ob dich eine Mitteilung der App erreicht oder ob wir dir besser eine SMS schicken, und damit wir dir bei Problemen mit der App helfen können, speichert die App an deinem Konto, mit welchem Gerät du sie nutzt (Plattform, Version des Betriebssystems, Modell, App-Version), wann du sie zuletzt geöffnet hast und ob du Mitteilungen, Kalender, Kamera und Fotos freigegeben hast. Für Mitteilungen legen wir außerdem die Push-Kennung deines Geräts ab. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, dich auf einem Weg zu erreichen, der ankommt, und dir bei Problemen zu helfen).

Erlaubst du Mitteilungen, schicken wir dir Nachrichten zu deinen Terminen (Bestätigung, Änderung, Storno, Erinnerung am Vortag), zu Nachrichten von uns, zu offenen Beträgen und zur Stempelkarte (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Außerdem gratulieren wir dir zum Geburtstag und bitten dich nach einem Besuch gelegentlich um eine Bewertung bei Google (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Pflege unserer Kundenbeziehung; du kannst widersprechen). Angebote und Neuigkeiten bekommst du nur, wenn du das eigens angehakt hast (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); den Haken kannst du im Profil jederzeit entfernen. Zugestellt werden Mitteilungen über Firebase Cloud Messaging (Google Ireland Limited), auf dem iPhone über den Apple Push Notification Service. Auf dem iPhone erscheint vor einem Termin außerdem eine Live-Aktivität auf dem Sperrbildschirm mit Leistung, Uhrzeit, Mitarbeiterin und Adresse des Studios; auch sie kommt über Apple. Mitteilungen und Live-Aktivitäten kannst du in den Einstellungen deines Telefons abschalten. Erreicht dich keine Mitteilung, können wir dir Erinnerungen und Belege per SMS oder WhatsApp über Twilio schicken.

Nachrichten

Im Chat der App kannst du uns schreiben und Bilder schicken. Wir antworten dort oder auf einem anderen Weg, der dich erreicht: per WhatsApp oder SMS (beides über Twilio) oder, wenn du uns gemailt hast, per E-Mail. Alle Wege laufen bei uns in einem Posteingang zusammen und hängen an deinem Konto, damit unser Team den ganzen Verlauf sieht. Für die automatische Übersetzung und die Abschrift von Sprachnachrichten gilt, was oben unter „Kontaktformular“ und „WhatsApp-Knopf“ steht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Termin oder eine Behandlung geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung deiner Anfrage). Die Nachrichten bleiben im Verlauf, damit wir bei späteren Fragen nachsehen können; auf deinen Wunsch löschen wir sie, mit deinem Konto ohnehin.

Fotos deiner Nägel (Fotomappe)

Unser Team fotografiert deine Nägel vor und nach der Behandlung mit der App oder lädt solche Fotos nachträglich aus der Galerie des Geräts hoch. Fotografiert werden nur Hände und Nägel, keine Gesichter. Jedes Foto gehört zu deinem Konto und, wenn möglich, zu deinem Termin; dazu speichern wir den Zeitpunkt und den Namen der Mitarbeiterin, die es gemacht hat. Zweck: Beim nächsten Termin sehen wir, was du zuletzt hattest, und bei einer Reklamation können wir zeigen, wie deine Nägel nach der Behandlung aussahen. Die Fotos sehen die Inhaberin und jede Mitarbeiterin, bei der du einen Termin hattest oder hast oder der die Inhaberin deine Fotomappe freigegeben hat. Mitarbeiterinnen können die Fotos in der App weder speichern noch teilen. Du selbst siehst die Fotomappe in der App nicht; auf Wunsch bekommst du Auskunft und eine Kopie (Art. 15 DSGVO). Die Fotos bleiben, solange dein Konto besteht, und werden mit ihm gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Dokumentation der Behandlung und am Nachweis bei Reklamationen). Möchtest du nicht fotografiert werden, sag es uns: Dann vermerken wir „Keine Fotos“ an deinem Konto, und die Kamera der App lässt sich für dich nicht mehr auslösen (Widerspruch nach Art. 21 DSGVO).

Veröffentlichung von Fotos

Einzelne Fotos aus der Fotomappe können wir auf unserer Website und in sozialen Medien wie Instagram zeigen, um unsere Arbeit vorzustellen. Dafür wählen wir nur Fotos, auf denen niemand zu erkennen ist: Hände und Nägel ohne Gesicht, Namen, Tattoo oder auffälligen Schmuck und ohne Angabe, wessen Hände es sind. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, unsere Arbeit zu zeigen). Du kannst dem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO): Ein Wort im Studio oder eine Nachricht an hello@vanillanails.at genügt. Wir vermerken das an deinem Konto, veröffentlichen danach kein Foto mehr von dir und nehmen bereits veröffentlichte Fotos von dir herunter.

Zahlungen und Belege

Bezahlst du in der App, wickelt Stripe Payments Europe, Ltd. (Dublin) die Zahlung ab. Dafür übermitteln wir Stripe deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und Telefonnummer, den Betrag, die gebuchte Leistung und interne Kennungen von Konto und Termin. Deine Karten- oder Kontodaten gibst du direkt bei Stripe ein; wir sehen sie nie. Zahlst du mit Apple Pay oder Google Pay, sind zusätzlich Apple bzw. Google beteiligt. Stripe verarbeitet diese Daten als eigene Verantwortliche; eine Übermittlung in die USA ist dabei nicht ausgeschlossen. Im Studio zahlst du bar oder mit Karte am Kartenterminal GP tom; die Kartendaten verarbeitet dessen Anbieter, wir erhalten nur das Ergebnis und eine Transaktionsnummer.

Belege erstellen wir nach der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) mit unserer Kasse Kasseneck (Kreiseck, Salzburg). Auf dem Beleg stehen Leistungen, Beträge und Zahlungsart, bei Kartenzahlung auch die Angaben des Terminals zur Zahlung. Den Beleg findest du in der App bei deinem Termin; er liegt bei Kasseneck und ist über einen Link abrufbar, den wir dir in der App oder per Nachricht geben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und für Beleg und Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (§§ 131b, 132a BAO; Aufbewahrung sieben Jahre nach § 132 BAO).

Kalender auf deinem Telefon

Wenn du zustimmst, trägt die App deine Termine in den Kalender deines Telefons ein und entfernt sie bei einer Stornierung wieder. Das geschieht nur auf deinem Gerät: Andere Einträge liest die App nicht, und aus deinem Kalender kommt nichts zu uns. Gleicht dein Telefon den Kalender mit einem Konto ab, etwa bei Apple (iCloud) oder Google, landen die Einträge auch dort; das richtet sich nach den Einstellungen deines Telefons. Rechtsgrundlage: deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); du kannst den Abgleich in der App jederzeit abschalten.

Fehlerberichte und Nutzungsanalyse

Stürzt die App ab oder tritt ein Fehler auf, schickt sie einen Fehlerbericht an Firebase Crashlytics (Google Ireland Limited): Gerätemodell, Betriebssystem, App-Version, technische Angaben zum Ablauf bis zum Fehler und eine zufällige Kennung der Installation. Deinen Namen oder deine Telefonnummer hinterlegen wir dort nicht; scheitert die Anmeldung, steht im Bericht nur die Ländervorwahl. Zweck ist, Fehler zu finden und zu beheben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionierenden App).

Die Nutzungsanalyse mit Google Analytics für Firebase (Google Ireland Limited) ist abgeschaltet, bis du ihr beim Einrichten oder später im Profil unter „Nutzungsanalyse“ zustimmst. Dann erfasst sie, welche Seiten der App du öffnest, einige Ereignisse (etwa einen gebuchten oder stornierten Termin mit Leistung, Mitarbeiterin und Preis, eine Zahlung oder einen bestellten Kaffee), Gerät und Betriebssystem, einen aus der IP-Adresse abgeleiteten ungefähren Standort und eine zufällige Kennung der Installation. Das ist nicht anonym, sondern pseudonym: Namen und Telefonnummer geben wir Google nicht, die Kennung lässt sich aber einem Gerät zuordnen. Zweck ist, die App zu verbessern. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 165 Abs. 3 TKG 2021), die du im Profil jederzeit zurücknehmen kannst.

Schutz der App vor Missbrauch

Damit nur unsere unveränderte App auf unsere Server zugreift, lässt sie sich beim Start von Apple (App Attest) bzw. Google (Play Integrity) bestätigen; dabei gehen technische Angaben zu Gerät und App an Apple bzw. Google. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit unserer Systeme).

Wo die Daten liegen

Konto, Termine, Nachrichten und Fotos speichern wir bei Google Cloud/Firebase (Google Ireland Limited), unserem Auftragsverarbeiter; unsere Server-Funktionen laufen in Frankfurt. Anmeldung, Mitteilungen, Fehlerberichte und Nutzungsanalyse betreibt Google als weltweite Dienste. Eine Übermittlung in die USA ist dabei nicht ausgeschlossen; sie ist über den EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission) und Standardvertragsklauseln abgesichert.

Wie lange wir speichern

Konto löschen

Du kannst dein Konto jederzeit löschen: in der App unter „Mein Profil“ ganz unten mit „Konto löschen“ oder mit einer Nachricht an hello@vanillanails.at. Dann löschen wir deinen Zugang zur App, Namen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtstag, Anrede und Sprache, Profilfoto, die Produkte, die wir meiden sollen, die Angabe, wie du uns gefunden hast, deine Einwilligungen samt Zeitpunkt, die Angaben zu deinem Gerät und die Push-Kennungen, deine gespeicherten Kaffeewünsche, Stempelkarte und Gutscheine, die Fotos, die du beim Buchen angehängt hast, die Notizen zu deinen Terminen, die Fotomappe, die für dich hinterlegten Behandlungsdauern, die Aufzeichnungen deiner Buchungswege, deine Nachrichten an uns in unserem Posteingang samt unseren Antworten, Bildern und Anhängen und ein Shop-Konto mit Adressen und Warenkorb; eine Einwilligung in Angebote gilt als zurückgenommen. Termine und Belege bleiben ohne deinen Namen und deine Nummer erhalten, weil wir sie aus steuerlichen Gründen aufbewahren müssen; ebenso Zahlungen und ein Guthaben oder offener Betrag. Was die Löschung in der App nicht erfasst — E-Mails, die im Postfach hello@vanillanails.at selbst liegen —, löschen wir auf deinen Wunsch; eine Nachricht an hello@vanillanails.at genügt. Die Daten zu deinen Zahlungen bewahrt Stripe nach seinen eigenen gesetzlichen Pflichten auf.

Empfänger

Je nachdem, wie du mit uns in Kontakt trittst, geben wir Daten an folgende Auftragsverarbeiter bzw. Anbieter weiter:

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist, oder bis du die Löschung verlangst — soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Rein technische Verbindungsdaten löschen wir automatisch nach kurzer Zeit. Was für die App gilt, steht oben im Abschnitt „App“ unter „Wie lange wir speichern“.

Deine Rechte

Wende dich dafür einfach an hello@vanillanails.at. Dein Konto in der App kannst du auch selbst löschen (siehe „Konto löschen“ im Abschnitt „App“).

Beschwerderecht

Wenn du der Meinung bist, dass die Verarbeitung deiner Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, kannst du dich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde beschweren (Barichgasse 40–42, 1030 Wien). dsb.gv.at